Бизнес  ->  Деловые услуги

Что должно непременно уметь первое лицо каждой компании или немного полезной информации о секретарях

Секретарская должность сегодня стала нарицательной: наверно мало кто не знает различных смешных и не очень анекдотов о секретаршах, образ которых это накрашенная девушка в короткой юбке недалекого ума, которая всего и умеет, что преподносить чай своему боссу. Но в настоящей жизни быть элегантной и привлекательной для того, чтобы заполучить данную должность, недостаточно. Отличный секретарь - это не только работник, профессионально исполняющий свои обязанности, но и приятный собеседник, психолог - человек, который поддержит начальника советом, сможет правильно организовать его труд и обеспечить оптимально комфортные условия для работы. К большому сожалению, многие девушки, листая каталог фирм с желанием трудоустроиться, обманутые распространенными стереотипами, стремятся на эту должность с громадным энтузиазмом и рвением, считая работу секретаря приятной и несложной. Но стереотипы они на то и стереотипы - чтобы их разрушать.

Итак рассмотрим, в чем заключаются главные обязанности секретаря?

Данный человек (причем, не обязательно женщина), принимает посетителей, ведет телефонные переговоры, выполняет поручения начальника, используя справочник предприятий, занимается организацией поездок, конференций, деловых встреч, заседаний и совещаний. Он работать с документацией, обладает навыками работы с оргтехникой, умеет печатать на компьютере, структурировать поступающую корреспонденцию, используя справочник фирм, вести поиск услуг, товаров в Интернете. И это еще не все. Секретарь обязан держать рабочий кабинет в чистоте, в порядке, вовремя проветривать помещение, обеспечивать канцелярскими принадлежностями, разгружать день шефа, не пропуская в его кабинет отнимающих его время посетителей. Данный человек должен всегда иметь под рукой каталог компаний, в которые необходимо звонить по любому вопросу, знать телефоны внутренних служб, фамилии и имена сотрудников, их обязанности и должности, быть посвящен во все направления деятельности организации. Существует конкретный перечень требований, предъявляемых к секретарю и, поверьте, он немаленький. Секретарь - это, в первую очередь, умный, хваткий, организованный и психологически стабильный работник с высокой стрессоустойчивостью - так как больше данного конкретного специалиста в компании переживает и нервничает только ее начальник.

Секретарь - это первый человек, с которым встречается посетитель, впервые зашедший в компанию или предприятие - это обязывает его всегда быть приятным в общении, опрятно одетым и вежливым. Именно от профессионализма секретаря зависит мнение о состоятельности организации, в которой он трудится. Неряшливость в одежде, грубый тон, нервозность, расслабленность - это признаки неспециалиста. Плохое впечатление, произведенное на человека, может поставить под сомнение компетентность всей организации - и об этом должен помнить руководитель, ища сотрудника на данную должность.

Работа секретаря - «правой руки» и советника руководителя - это довольно сложная деятельность, требующая присутствия не только красивой внешности, как считают многие кандидатки на данную должность, но и профессиональных качеств. Умение варить кофе - это конечно, полезный навык, но и далеко не основной для человека, претендующего на место секретаря руководителя. Не забывайте об этом - и трудовых вам успехов!

Параметры статьи

Адрес источника: http://allfirm.com/

постоянная ссылка на статью: http://www.po4itaem.ru/art/15491_stat.html