Бизнес  ->  Деловые услуги

Вывоз и утилизация бумаг - почему это правильнее поручить профессиональной фирме

Каждая, даже самая-самая небольшая компания, год за годом производит огромное количество различных бумаг, которые, по истечению срока их хранения, оказываются просто макулатурой. Для компании - только не для ее конкурентов. Поэтому подход «сложил и выбросил» в данной ситуации не подойдет - чтобы не потерявшими актуальности, но устаревшими данными не воспользовались посторонние, очень многие компании пользуются услугами специализированных компаний, предлагающих полное уничтожение документов.

Зачем это необходимо?

Каждый финансист понимает, что от слаженного и четкого документооборота в компании напрямую зависит результативность ее работы. И горы бесполезных пылящихся в шкафах бумаг улучшению ее не способствуют. Некоторые организации для избавления от макулатуры прибегают к помощи шредера - однако, бывают бумаги, уничтожать которые подобным способом нельзя. Ценность этих документов подразумевает оформление Акта об уничтожении в установленном законом порядке.

Период хранения документов установлен в перечне типовых документов предприятия и регламентируется на государственном уровне. Бумаги, хранящиеся сроком до 10 лет, относят к документам временного хранения, более 10 лет - длительного хранения. Если срок хранения документа еще не подошел, утилизация запрещается. По окончании этого срока на дела, хранящиеся в архиве, заполняется Акт, который, после подтверждения его у директора компании, допускает утилизацию.

Как ведется уничтожение документации?

Специалистами компании осуществляется экспертиза всей документации, среди которых выделяются документы для временного хранения и дела, срок хранения которых вышел. По завершении данной операции формируется опись документации постоянного и временного хранения. Для ненужной макулатуры составляется Акт о вывозе, потерявших свою актуальность бумаг. После чего составляется накладная, где уточняются календарная дата, количество подлежащих уничтожении дел, и, кроме того, общий вес архива. Если вывоз офисной макулатуры осуществляется наемной организацией, то погрузку документов проверяет ответственный работник организации.

Все "ждущие" утилизации уставные, бухгалтерские, кадровые документы собраны в отдельном архиве, доступ к которому имеется лишь у конкретного круга лиц. После того, как пространство боксов заполняется, лишние документы изымаются и утилизируются. Впоследствии услугу хранения подобных документов также может взять на себя сторонняя организация, хранение и вывоз документов в которой являются основными типами деятельности.

Как именно уничтожаются документы?

Предусмотрено несколько основных способов - уничтожение бумаг с помощью шредера, сжигание, воздействие химическим путем. Сжигание или термическая обработка применяется как для бумаг, так и для пластиковых карточек, дискет, других носителей. Шредированию подлежат только бумаги, притом, без металлических включений - чтобы не повредить оборудование.

Почему лучше доверить вывоз макулатуры специализированной фирме?

Бесспорно, все мероприятия, описанные выше, можно будет осуществить своими силами - но это только в той организации, сотрудники которой не перегружены повседневными обязанностями. Документальное оформление, вывоз, непосредственно, уничтожение - это достаточно времязатратная процедура. А пословица «время-деньги» имеет отношение к коммерческой фирме, как ни к кому другому. И раз уж время для вас - ценность, делегировать обязанности будет эффективнее, чем утилизация макулатуры на свой страх и риск.

Параметры статьи

Адрес источника: http://centr-arhiv.ru/

постоянная ссылка на статью: http://www.po4itaem.ru/art/14275_stat.html